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Vergleich Briefpapier Design: Was ist ein Briefbogen?

Foto: VisualGeneration / depositphotos Briefpapier ist ein personalisierter Bestandteil der persönlichen oder geschäftlichen Korrespondenz. Im privaten Bereich eher selten geworden, bieten individuell gestaltete Briefbögen, die die typografischen und drucktechnischen Gestaltungsmöglichkeiten moderner Druckverfahren nutzen, die Möglichkeit dem Empfänger der Nachricht repräsentativ und auch ein wenig formell gegenüber zu treten. Der gestaltete Briefbogen mit Briefkopf, der zum Beispiel ein Monogramm aus den Anfangsbuchstaben eines Namens enthält, ergänzt die individuelle, in der Regel handgeschriebene Nachricht.

Für die geschäftliche Korrespondenz sind Briefbögen mit den relevanten Informationen zum Absender und geschäftlichen Pflichtangaben ein der Vereinfachung von Geschäftsabläufen dienender, wichtiger Baustein eines Corporate Designs und der visuellen Kommunikation. Als hauptsächlicher Bestandteil einer Geschäftsausstattung, bestehend aus Firmenpapier, Kurzbrief, Visitenkarte ist ein Firmenbogen Anker und Aushängeschild jeder Unternehmung. Die Variationsmöglichkeiten eines professionellen Drucks durch die Kombination von Papieren, Schriften und Bildbestandteilen wie Signets oder Logos bieten zudem eine reichhaltige Palette, ihr Unternehmen durch professionell gestaltete Drucksachen in Szene zu setzen und von der Konkurrenz abzuheben.

Für im Handelsregister eingetragene Unternehmen gelten bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen gesetzliche Pflichtangaben. Nicht alle dieser Vorschriften müssen von Gewerbetreibenden, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, befolgt werden.

Briefpapier gestalten: Die Gestaltung eines Geschäftsbogens

Als Ausgangspunkt eines Corporate Designs sind Briefbögen visueller Ausdruck der Firmenpersönlichkeit. Die gestalterischen Bestandteile des CDs, wie Schrifttype, Logo oder Signet, zusätzliche grafische Elemente wie Linien oder Flächen haben hier zumeist ihren ersten Auftritt. Dazu gilt es, feststehende und unveränderliche Unternehmensangaben wie Logo, Firmenname und -rechtsform, Geschäftsadresse, Kommunikationsangaben (Telefon, Telefax, E-Mail, Firmen-URL), Bankverbindung und Handelsregister-Angaben auf dem Geschäftspapier unterzubringen. Eine Bezugszeichenzeile mit Betreff, Aktenzeichen und Datum sowie eine Absenderzeile, die bei der Verwendung von Sichtfenster-Umschlägen erforderlich sein kann, können bereits vorgedruckt werden. Feststehende Unternehmensdaten wie Bankverbindung und Handelsregisterangaben können im Fußbereich stehen. Durch PC oder EDV sind dann nur noch veränderliche Brieftexte, Adressat und die Bezugsdaten zu ergänzen und einzufügen.

Briefbögen sind zumeist auf das Format DinA4 geschnitten und konfektioniert und werden in der Regel im Hochformat gestaltet und beschriftet, auch um eine Archivierung in gängigen Ordnern zu ermöglichen. Zusammen mit passenden Briefkuverts mit Brieffenstern, sind Rücksendezeile und Adressat als Anschriftenfeld wesentlicher Bestandteil des Anschreibens, deren Position deshalb unveränderlich ist und durch die Din-Norm 5008 geregelt wird.

Ein vorgedruckter Firmenbogen bietet die Möglichkeit, diese feststehenden Unternehmensdaten in perfekter typografischer und gestalterischer Qualität in den Firmenfarben und -schriften zu präsentieren. Anders als ein elektronisches Template, das komplett auf einem Laser- oder Tintenstrahldrucker ausgedruckt wird, wirkt ein vorgedruckter Briefbogen ungleich professioneller und schafft Vertrauen beim Empfänger. Für die wechselnden Angaben wie Adresse, Datum, Bearbeiter, Betreff und den eigentlichen Inhalt des Briefes kann ein Template in einem Programm wie Word erstellt werden, auf dem die Positionen der Textfelder und die Typografie der Textbausteine eingerichtet sind. In der Regel werden Briefbögen einseitig beschriftet, für grössere Textmengen werden Folgebögen verwendet. Allerdings kann auch die Rückseite eines Briefbogens bedruckt werden und zum Beispiel die Geschäftsbedingungen eines Unternehmens enthalten.

Typografisch sollte zwischen den feststehenden und unveränderlichen Angaben des Briefbogens und den veränderlichen Brieftexten und Bezugsdaten unterschieden werden. Am einfachsten kann dies durch die Wahl der Schriftart geschehen.

Briefpapier erstellen: Hausschrift und Korrespondenzschrift

Eine Hausschrift bezeichnet die primäre Schriftfamilie, in der Unternehmensname, Unternehmensangaben sowie Drucksachen wie Broschüren, Flyer oder Jahresberichte aber auch Text auf der Internetseite des Unternehmens gesetzt wird oder erscheint. Für feststehende Unternehmens- und Kommunikationsangaben auf dem Firmenbogen wird also selbstverständlich die Hausschrift eingesetzt.

Mit der Festlegung einer kongruent und durchgehend verwendeten Hausschrift wird die visuelle Erscheinung eines Unternehmens entscheidend gepräg. In der Regel werden Schriften vom Grafiker oder der Agentur passend zum Charakter ihrer Unternehmung und der Branche gewählt und eingesetzt, kommerziell vertriebene Schriften müssen für den Gebrauch lizensiert werden. Qualitativ hochwertige und individuelle Fonts liegen mittlerweile aber auch in grosser Zahl lizenzfrei vor. Beispiele sind das Google Font Directory oder der Anbieter Font Squirrel, die eine grosse Bandbreite von technisch für den Einsatz im Internet aufbereitete Fonts anbieten. Diese können zudem auch im True Type Format für den Einsatz im Printbereich eingesetzt werden.

Werden Hausschriften danach gewählt, ob sie im Charakter zur Unternehmenspersönlichkeit passen, so geht es bei der Wahl einer passenden Korrespondenzschrift eher darum, ob sie firmen- und geräteübergreifend verfügbar ist. Eine Korrespondenzschrift sollte gut lesbar sein und braucht nicht die Perfektion einer Satzschrift zu haben. Dies ist ein Erbe der persönlichen Korrespondenz mit ihrer imperfekten und flüchtigen Handschrift bzw. der durch mechanische Schreibgeräte und elektronischer Datenverarbeitung erzeugten Schriftsätze, die die geschäftliche Korrespondenz seit Beginn ihrer Mechanisierung geprägt haben. Rein technisch gesehen ist es heute möglich, Brieftexte auch in der Hausschrift zu schreiben, da durch die Verbreitung digitaler Technologien der Einsatz von Hausschriften geräte-, plattform- und programmübergreifend möglich ist.

Formal und gestalterisch ist es aber besser, einen Unterschied zwischen der offiziellen und formativen Erscheinung des Firmenauftritts in der Hausschrift und der Korrespondenzschrift für die alltäglichen Informationen und wechselnden Inhalte der geschäftlichen Korrespondenz zu schaffen.

Die Schreibmaschine hat dabei unsere Erwartungen an das Schriftbild geschäftlicher Korrespondenz so geprägt, daß der Einsatz von dicktengleichen Schriften wie der Courier oder Letter Gothic, oder ähnlicher Schriften mit Buchstaben, die immer den gleichen Raum einnehmen, eine sichere Wahl darstellt. Schriften in PCs und Computer haben diese technische Beschränkung nicht mehr, aber sogenannte Monospaced Fonts (zeitgenössische Formen sind zum Beispiel die Andale Mono oder die Lucida Sans) werden immer mit Brieftexten assoziiert werden. Alternativ kann durch die Verwendung kursiver Schnitte eine Erinnerung an die ursprünglich handschriftliche Ausführung von Briefen erzielt werden (das lateinische currere bedeutet laufen, eilen, rennen – kursive, schräggestellte Schriftschnitte erinnern an diese handschriftliche eilende Note).

Layout Briefpapier: Die Din-Norm 5008 für Briefbögen

Die Din-Norm 5008 enthält Schreib- und Gestaltungsregeln für die elektronische Textverarbeitung in der geschäftlichen Kommunikation. Dies betrifft sowohl die Schreibweise von Briefbausteinen wie Absenderangaben, Adressat, Bezugszeile, Gliederung des Brieftextes und Grußformel wie die formal richtige Schreibweise von Datum, Abkürzungen, Währungsangaben und die Gliederung von Bankverbindungen und Telefonnummern.

Der inhaltliche Aufbau des eigentlichen Briefinhalts folgt dabei folgenden Regeln: Nach der formellen Anrede folgt, abgesetzt mit einer Leerzeile, der eigentliche Brieftext, der bei umfangreichen Inhalten wiederum durch Leerzeilen gegliedert wird. Abgesetzt durch eine Leerzeile vom Haupttext folgt die Grußformel, gegebenenfalls gefolgt vom Firmennamen. Nach dem Einfügen von drei Leerzeilen als Raum für Signaturen folgt der Name des Unterzeichners. Liegen Anlagen bei, folgt, abgesetzt mit einer Leerzeile, der Anlagenvermerk.

Briefpapier Gestaltung: Aufbau eines Geschäftsbogens

Auch den groben Aufbau eines Briefbogens mit Anschriftfeld, Textfeld, Raum für Briefkopf und Infoblock sowie gesellschaftsrechtlichen Angaben beschreibt die DIN 5008. Geschäftliche Korrespondenz wird zumeist in Umschlägen mit Sichtfenstern versandt, die die Position der Empfängeradresse und der Absenderzeile festlegen. In anderen Ländern gibt es deshalb auch andere Vorgaben für den Aufbau eines Briefbogens, je nach Position des Sichtfensters.

Da Geschäftsbogen im Format DinA4 gestaltet sind, werden sie für den Versand in Dinlang-Briefhüllen zweimal an der kurzen Seite gefaltet. Je nach Position der ersten Faltmarke (auf 148,5 mm oder auf 105 mm, von oben her gemessen) entsteht ein grösserer oder schmalerer Raum für den eigentlichen Briefkopf, der aus Logo, Firmenname und grafischen Gestaltungselementen gebildet wird.

Falt- und Lochmarken sollten deshalb auf dem Geschäftsbogen zur Orientierung angelegt sein. Die Position des Anschriftsfeldes, das auch die Absenderzeile beinhaltet, ist je nach erster Faltmarke hochgestellt (auf 32 mm vom oberen Rand) oder auf der gebräuchlicheren tieferen Position (Beginn auf 50 mm von der oberen Blattkante) und umfasst eine Fläche von 40 x 85 mm. Textbeginn vom linken Rand ist 2,5 cm, entsprechend der Sichtfenster-Position von Fensterumschlägen.

Auch alle weiteren Textinhalte beginnen auf einer Position von 2,5 cm von der linken Blattkante. Von der rechten Blattkante ist mindestens 1,0 cm Abstand zu halten.

Die Bezugszeile mit Betreff, Datum, Ansprechpartner oder Bearbeiter und weiteren Angaben ist unterhalb des Anschriftenfeldes und der ersten Faltmarke zu finden. Darauf folgt der eigentliche Briefinhalt, bestehend aus Anrede, Brieftext, der zur Strukturierung in Absätze, durch Leerzeilen getrennt, gegliedert ist, gefolgt von Grußformel, Signatur, Namen des Unterzeichnenden und gegebenfalls Anlagenvermerk und Verteiler.

Es kann sinnvoll sein, bei der Gestaltung von Brieftemplates eine Warnmarke am Ende des Textbereichs einzufügen, damit der Ersteller den nutzbaren Bereich nicht überschreitet.

Folgeseite: Der Folgebogen als 2. Seite

Als Folgebogen bezeichnet man auf die auf das Erstblatt folgenden Seiten eines mehrseitigen Geschäftsbriefes. Da die wesentlichen Elemente des Anschreibens wie Adresse, rechtlich notwendige Unternehmensinformationen und Kommunikationsangaben bereits auf dem Erstblatt, also dem eigentlichen Firmenbogen angegeben sind, müssen diese auf den Folgebögen nicht wiederholt werden. Logo, Signet oder grafische Elemente können, zum Teil in kleinerer Form als auf dem eigentlichen Firmenbogen, auf dem Folgebogen erscheinen und stellen die formale und visuelle Verbindung zum Erstblatt her.

Das Textfeld auf dem Folgebogen kann wesentlich höher beginnen als auf dem Erstblatt, da das Adressfeld und der Infoblock auf den Folgeseiten entfällt. Bei mehrseitigen Schriftsätzen ist es wichtig, im Textfeld für den eigentlichen Brieftext eine Paginazeile einzurichten, die die aktuelle Seitenzahl und die gesamte Seitenanzahl des Schriftsatzes enthält. Diese sollte bereits auf dem ersten Blatt beginnen.

Briefpapier Recht: Pflichtangaben bei Geschäftsbriefen

Geschäftliche Korrespondenz unterliegt bestimmten Regeln, die – abhängig von der Geschäftsform – durch die Handelskammern festgelegt sind. Als Geschäftsbriefe gelten alle vom Unternehmen nach außen gesendete Mitteilungen, also der gesamte externe Briefverkehr, der an einen oder mehrere Adressaten gerichtet ist. Dazu gehören zum Beispiel Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestellscheine, Rechnungen, Quittungen, Preislisten und ähnliches. Diese müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, die auch gelten, wenn die Form der Mitteilung nicht per Brief sondern zum Beispiel per E-Mail erfolgt.

Für Einzelkaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind, ist dies der Name der Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut; die Rechtsform der Unternehmers, der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist. Für Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, Einzelunternehmer, Freiberufler und Gesellschaften bürgerlichen Rechts zählen dazu der Familienname mit einem ausgeschriebenen Vornamen und einer ladungsfähigen Anschrift.

Je nach Rechtsform der Unternehmung wie GmbH oder AG können zusätzliche Unternehmensangaben erforderlich sein, dies kann bei den örtlichen Handelskammern abgefragt werden. Die Nichteinhaltung der Pflichtangaben kann Abmahnungen durch Konkurrenten oder Zwangsgelder zufolge haben, deshalb ist die Einhaltung zu empfehlen.

Nicht als Geschäftsbriefe gelten interne Mitteilungen, Werbung und Nachrichten, die an unbestimmte Empfänger gerichtet werden, sowie Mitteilungen die vorwiegend über Formulare erfolgen wie Kurzbriefe und Versandmitteilungen.

Pflichtangaben bei Rechnungen
Zusätzlich zu den geschäftlichen Pflichtangaben ist bei Rechnungen für den Vorsteuerabzug die Angabe von Steuer-Nummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich.

Kurzbrief und Kurzmitteilung

In der geschäftlichen Korrespondenz dient die Kurzmitteilung dem zumeist handschriftlichen Hinzufügen kurzer Informationen zu Sendungen, die postalisch oder per Kurier versandt werden. Dies können Produkte, Prospekte oder Arbeitsmaterialien sein, die einer kurzen zusätzlichen Information bedürfen.

Als Begleitschreiben kann die Kurzmitteilung, die oft auch als Formular aufgebaut ist, wiederkehrende Textbausteine enthalten, die schnell ergänzt oder auch per Ankreuzfeld ausgewählt werden können. Auch in der internen Kommunikation kann die Kurzmitteilung für die schnelle Weiterreichung von Informationen und Unterlagen eingesetzt werden.

Das Format einer Kurzmitteilung ist meist kleiner als das des Briefbogens, zum Beispiel Din A5 oder Dinlang. Als alltägliches Hilfsmittel in der Bürokommunikation leistet sie gute Dienste.

Email-Signatur

Da geschäftliche Korrespondenz immer häufiger über Email erfolgt, kommt der Email-Signatur als genauer Absenderangabe eine ähnliche Bedeutung wie dem Briefkopf zu. Allerdings müssen bei der Gestaltung die technischen Einschränkungen des Mediums beachtet werden.

Auch hier gibt es durch die DIN-Norm 5008 Regelungen für geschäftliche Post, die extern versendet wird. Die Email-Signatur besteht aus einer Grußformel und den Kommunikations- und Firmenangaben. Zusätzlich müssen Ihre Email-Adresse und gegebenfalls die Internet-URL Ihres Unternehmens angegeben werden. Die handelsrechtlichen Angaben sind ebenso wie bei der geschäftlichen Briefkorrespondenz Pflicht.

Häufig finden sich in geschäftlichen Emails abschliessende Zusätze, die auf die Vertraulichkeit der versandten Informationen und rechtliche Pflichten des Empfängers bei versehentlichem Empfang der Email sowie Haftungsausschlüsse hinweisen. Diese sind, im Gegensatz zu den Firmenangaben, rechtlich nicht notwendig.

Bei der Gestaltung geschäftlicher Email-Signaturen sind bestimmte Einschränkungen zu beachten. Abweichend von einem gegebenen Erscheinungsbild ist die Verwendung von Schriften eingeschränkt, Hausschriften können also meistens nicht eingesetzt werden. Alternativ können ähnliche Systemschriften verwendet werden. Für die Lesbarkeit ist es ratsam, Mindestgrößen (11pt) zu beachten.

Da es empfängerseitig möglich ist, die Anzeige und den Empfang von Bildern innerhalb von Emails zu unterdrücken, ist der Einsatz von Logos und Bildelementen innerhalb von Email-Signaturen eher nicht zu empfehlen. Die textbasierten Absenderangaben können mit einfachen Mitteln wie dem Einfügen von Leerzeilen und Trennung durch Linienelemente sinnvoll gegliedert werden. Hier gelten ähnliche Regeln wie bei der typografischen Gestaltung geschäftlicher Angaben bei Briefpapieren.

FAQ: Fragen und Antworten zur Gestaltung von Briefpapieren

In unseren FAQ beantworten wir die häufigsten Fragen und Antworten zu Firmenbriefpapier und geben Design-Tipps um Briefbögen zu erstellen und mit einem profesionellen Layout zu gestalten.

Was versteht man unter einem Briefpapier?

Briefpapiere sind im geschäftlichen Bereich ein wesentlicher Bestandteil der nach außen gerichteten Kommunikation, die Firmenname und Logo, sowie geschäftliche Pflichtangaben zum Unternehmen enthalten und der Vereinfachung von Kommunikationsabläufen dienen. Der Firmenbogen ist meistens Bestandteil einer Geschäftsausstattung mit Kurzbrief, Visitenkarten, Faxformular und im Corporate Design des Unternehmens gestaltet.

Wer benötigt Geschäftspapiere?

Jedes Unternehmen und jeder Gewerbetreibende, ob GmbH oder Freiberufler benötigen für die geschäftliche Korrespondenz wie zum Beispiel Angebote und Rechnungen Geschäftspapiere, die Unternehmensnamen sowie weitere Pflichtangaben tragen. Die inhaltlichen Regeln zur Gestaltung von Briefpapier gelten auch dann, wenn die Kommunikation auf elektronischem Wege, also z.B. als E-Mail erfolgt.

Wofür eignet sich Briefpapier?

Briefpapiere und Firmen-Briefbogen eignen sich als Mittel der Aussendarstellung für das Corporate Design des Unternehmens wie zur Vereinfachung der geschäftlichen Kommunikation durch die Anwendung von elektronischen Brief- und Rechnungstemplates. Vorgedrucktes Briefpapier vermittelt durch modernen Herstellungsverfahren in Kombination mit hochwertigen Papiersorten und individueller Gestaltung einen professionellen und seriösen Auftritt eines Unternehmens.

Welche Arten von Briefpapier gibt es?

Briefpapier unterscheidet sich in der Verwendung im privaten und geschäftlichen Bereich. Die Din 5008 regelt im geschäftlichen Bereich Aufbau und inhaltliche Gestaltung des Firmen-Briefbogens. In der privaten Verwendung ist die Gestaltung und inhaltliche Ausarbeitung eines personalisierten Briefpapiers frei und unterliegt nur dem persönlichen Geschmack.

Welche Papiersorten können für Briefpapier eingesetzt werden?

Bei der Wahl der Papiersorte für Geschäftspapiere sind zwei Faktoren besonders zu beachten: die Grammatur, also das Gewicht des Bogens, damit auch bei mehrseitigen Geschäftsbriefen die Portogrenzen nicht überschritten werden und die zuverlässige Verarbeitung und Beschriftung in firmeneigenen Laserdruckern und Tintenstrahldruckern und durch weitere Schreibgeräte wie Füller für Unterschriften und Signaturen. Gestrichene Papiere mit glatter Oberfläche erfüllen diese Eigenschaften meistens nicht. Papiere mit offenen Oberflächen, ähnlich Kopierpapier, sind dagegen gut geeignet. Grammaturen beginnen bei 80 g/m2 und reichen bis 120 g/m2, wobei stärkeres Papier meist einen höherwertigen Eindruck hinterlässt.

Papierfarben und -strukturen müssen auch zum Corporate Design passen. Die Wahl der richtigen Papiersorte erleichtern Papierproben, die die meisten Druckereien vorhalten und versenden.

Ratgeber: Die besten Design-Anbieter für Briefpapier im Vergleich

Durch die Kombination von Papiersorte, der Schriftwahl und der grafischen Gestaltung, sowie der Verwendung von Logogrammen, Initialen, Signets oder Logos bieten Brief- und Geschäftspapiere eine grosse Variationsbreite für die individuellen Ausarbeitung einer personalisierten Drucksache. Als zentraler Baustein der geschäftlichen Kommunikation unterliegen Geschäftsbogen der Din 5008 im formalen und inhaltlichen Aufbau. Die Beachtung der in der Din 5008 festgelegten Regeln und der bei Industrie- und Handelskammern hinterlegten Vorschriften für Pflichtangaben schützt vor Abmahnungen durch Konkurrenten und Zwangsgeldern durch Behörden.

Durch professionelle Gestaltung und den Einsatz moderner Druckverfahren sind Briefpapier und Firmenbogen ein Aushängeschild für das Corporate Design und zentraler Bestandteil der geschäftlichen Aussendarstellung und Kommunikation. Hier unsere Empfehlungen für Anbieter und Tools:

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