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Vergleich Briefkuvert gestalten: Was ist ein Briefumschlag-Design?

Foto: VisualGeneration / depositphotos Briefumschläge schützen Briefe vor Einblick und Beschädigung beim Versand und tragen ausserdem die wichtigsten Informationen für die Zustellung. Dazu gehören Name und Adresse von Absender und Adressat, die Wertmarke für die Bezahlung der Zustellung (Porto) und eine Codierzone für die Abfertigung und die Versandinformationen des Postdienstleisters.

Ursprünglich wurden Briefe, da Papier wertvoll war, nicht durch zusätzliche Kuverts geschützt sondern so gefaltet, daß sie mit Siegellack und Siegelring verschlossen werden konnten. Der in sich gefaltete Brief erhielt die Empfängerinformationen auf der Aussenseite, der Adressat erhielt seine für ihn bestimmten Mitteilungen »mit Brief und Siegel«.

Briefumschläge und Kuverts liegen für die moderne, automatisierte Zustellung in verschiedenen, nach DIN normierten Größen vor, die auf die im Büro verwendeten Papierformate abgestimmt sind. In der Regel ist der Briefumschlag aus nicht durchscheinendem Papier, innen farbig bedruckt oder gefüttert, um den Inhalt vor Einblick durch Unbefugte zu schützen.

Durch den Einsatz transparenter Sichtfenster im Briefumschlag können die wichtigsten Zustellinformationen schon im Brief per EDV eingefügt werden, wenn der Aufbau des Normbriefbogens beachtet wird. Für Werbesendungen, deren Inhalt durchscheinen soll können transparente Briefhüllen, zum Beispiel aus Transparent- oder Pergamynpapier, verwendet werden.

Briefumschlag erstellen: Formate von Briefhüllen

Briefhüllenformate bemessen sich nach dem Inhalt. In Deutschland sind Briefbögen nach der DIN-Norm aufgebaut und haben die Maße der DIN-A-Reihe, die vom größten Format, dem DIN-A0-Format mit dem Flächeninhalt 1 Quadratmeter und dem Seitenverhältnis 1 : 1,414.

Durch Faltungen ergeben sich andere Größen, an die die Endformate der Briefhüllen angepasst sind. Ausgangsformate für Briefhüllen ist die DIN-C-Reihe, die etwas größer als das Standard-Briefbogen Format ist, und die DIN-B-Reihe, die noch etwas größer als die C-Reihe ist.

Die gebräuchlichsten Umschlaggrößen der DIN C Reihe sind dafür geeignet, ein kreuzweise zweimal gefaltetes DIN-A4-Blatt oder eine Postkarte im DIN-A-6 Format (DIN-C6 = 114 x 162 mm), ein einmal gefaltetes DIN-A4-Blatt (DIN-C5 = 162 x 229 mm) und ein ungefaltetes A4 Blatt (DIN-C4 = 229 x 324 mm) aufzunehmen.

Für private Briefpost wird am häufigsten der DIN-C6 Umschlag eingesetzt.

Das Format DIN-Lang (110 mm x 220 mm) für Briefumschläge ist dafür entwickelt worden, zweimal quer gefaltete Briefbögen im Format A4 aufzunehmen. Das DIN-Lang Format hat sich als Standard-Format für Büropost entwickelt.

Alle Standard-Briefhüllenformate gibt es auch als Fensterbriefumschläge. Versandtaschen für umfangreichere Dokumente und Broschüren haben die Verschlussklappe an der kurzen, Briefkuverts an der langen Seite.

Briefumschlag Layout: Bedruckbare Bereiche auf Briefhüllen

Briefhüllen, die für den Versand geeignet sein sollen, müssen bei der Gestaltung bestimmte Bereiche berücksichtigen die für den Postdienstleister notwendig sind um Codierungen zu platzieren und Versandadressen und weitere Daten automatisch lesen zu können.

Frankiert werden Briefsendungen in einem Bereich von 74 mm x 40 mm, gemessen von der rechten oberen Ecke, dies gilt für alle Formate.

Links oben schliesst sich an die Freimachungszone (hier wird die Sendung für den Versand freigemacht) die Absenderzone an, auch mit einer Höhe von 40 mm. Diese kann auch Grafiken oder Logos enthalten, die Absenderangabe mit Adresse sollte aber gut lesbar in einer Schriftgrösse von 10 pt bis 12 pt angelegt werden.

Rechts unten am Fuß der Briefhülle muss eine Zone von 15 mm und 150 mm Breite für maschinelle Codierungen der Post freigelassen werden – diese gilt für alle Formate. Diese Zone sollte unbedruckt bleiben oder nur aufgehellte Farbfonds der Euroskala enthalten (0–20% vom Vollton der eingesetzten Farbe).

Die eigentliche Lesezone für Adressangaben erstreckt sich mit einem Rand von 15 mm nach links und rechts über den gesamten Briefumschlag, bei grösseren Formaten mit eine maximalen Höhe von 140 mm von der oberen Kante. Diese sollte, wenn keine Fensterumschläge verwendet werden, keine Absenderangaben enthalten. Die Adresse sollte allerdings nicht weiter als 140 mm vom rechten Rand platziert werden.

Für die freie Gestaltung, die Platzierung von Logos und werbliche Mitteilungen bietet sich bei kleineren Briefformaten also nur der Absenderbereich an. Bei grösseren Formaten und Hochformaten steht eine entsprechend grössere Fläche für die Gestaltung zur Verfügung. Die Rückseite von Briefumschlägen wird nicht maschinell gelesen und ist deshalb ohne Einschränkungen zu gestalten.

Design Briefumschlag: Übliche Angaben auf Briefkuverts

Damit der Briefversand funktioniert, müssen folgende Angaben gemacht werden:

• Nur die Vorderseite des Briefs sollte beschriftet werden
• Name und Adresse des Empfängers unten rechts, Kodierzone beachten (15 mm Abstand zum unteren Rand)
• oben links die Absenderadresse platzieren, oder bei Fensterumschlägen als Absenderzeile auf dem Normbriefbogen über der Adresse in kleinerer Schrift schreiben
• Brief oben rechts freimachen (Frankierbereich, Porto)

Adressangaben werden linksbündig, in der Reihenfolge Name, Strasse und Hausnummer, Postleitzahl und Stadt eingetragen. Im Absenderbereich können Logos, Grafiken und Absenderzeilen platziert werden.

Briefumschlag gestalten: Deine Gestaltungsmöglichkeiten

Die Gestaltung eines Briefkuverts sollte schon deshalb nicht vernachlässigt werden, weil es das erste ist, was der Empfänger von Ihrer Briefsendung zu Gesicht bekommt. Dazu zählt der haptische Eindruck, den das verwendete Papier macht, die grafische Gestaltung und die verwendete Verschlussart für den Umschlag.

Bei der Gestaltung auf das Ziel der Botschaft an: bei Wurfsendungen entscheidet die Gestaltung des Kuverts unter Umständen darüber, ob die Sendung nicht im Altpapier landet. Oder der Brief soll auf den ersten Blick als offizielle Post eines bekannten Absenders identifiziert werden, aber sich haptisch und visuell von Behördenschreiben unterscheiden.

Briefumschläge können dabei ähnlich individuell wie andere Drucksachen bedruckbar sein, denn sie werden zunächst auf ganz normale Druckbögen gedruckt. Erst in der Weiterverarbeitung entsteht durch Stanzen und Kleben das individuelle Briefkuvert.

Briefumschlag: Papierwahl und Materialien

Briefhüllen können nicht nur zum Versand verwendet werden, sondern auch um Gutscheine, Glückwünsche und Einladungen persönlich zu überreichen und diesen einen exklusiven Rahmen zu bieten. Hier sind der Vielfalt an Formaten, Materialien und Gestaltungsmöglichkeiten keine Grenzen gesetzt, weil die Gestaltung sich nicht an die Standards eines Postdienstleisters halten muss. Die Mindestgrösse eines Briefes bei der Post beträgt 10 x 7 cm und darf nicht unterschritten werden, da die Sendung sonst für die automatisierte Abfertigung nicht geeignet wäre.

Um das Mindestgewicht eines Standardbriefs von 20 g nicht zu überschreiten, haben Standard-Briefhüllen nur eine geringe Grammatur – durch eine aufwendige grafische Gestaltung mit speziellen Druckveredelungsverfahren und den Einsatz besonderer Papiere können solche Standard-Hüllen aufgewertet und zum wichtigen Bestandteil eines Corporate Designs werden.

Mit besonderem Papier wie Hadernpapier, Büttenpapier, durchgefärbtem Papier oder speziellen Materialien (zum Beispiel Echtholz-Furnier auf Papierträger) können Briefumschläge dazu dienen, den Inhalt zu inszenieren und gleichzeitig zu einem Objekt zu werden, das gerne vom Empfänger aufbewahrt wird.

Gefütterte Kuverts bieten neben zusätzlichem Schutz des Inhalts auch eine exklusive Verpackungsform, die die Exklusivität und den Wert der Sendung unterstreicht und aufwertet.

Wenn der Briefinhalt wie Prospekte, Einladungen, Postkarten und Werbematerial durchscheinen soll, sind Briefhüllen und Versandtaschen aus Transparentpapier oder Pergamynpapier dafür am besten geeignet. Durch den Bedruck transparenter Briefhüllen lassen sich teiltransparente Effekte erzielen, die den Inhalt auf besondere Weise inszenieren können.

Verschlussarten von Briefumschlägen

Briefkuverts müssen vor dem Versand verschlossen werden, die häufigsten Verschlussarten sind nassklebend oder haftklebend. Für den Versender ist ein haftklebender Umschlag praktisch, weil lediglich ein Papierstreifen, der den Haftstreifen auf der Verschlusslasche schützt, abgezogen werden muss um den Umschlag zu verkleben. Diese Verschlussform kommt allerdings nur bei Briefumschlägen mit gerader Verschlussklappe zum Einsatz.

Bei der Verwendung nassklebender Verschlussarten können dagegen auch unterschiedlich geformte Verschlussklappen zum Einsatz kommen. Eine Gummierung auf der Klappe wird durch Feuchtigkeit aktiviert, zum Beispiel durch einen feuchten Schwamm, und der Umschlag verschlossen. Auch für die automatisierte Verarbeitung durch Kuvertiermaschinen, die Anschreiben in die Briefhüllen einfügen und anschließend automatisch verschliessen, sind nassklebende Verschlussarten geeignet.

Zusätzlich zu diesen Verschlussarten bieten stabile Versandtaschen aus Kraftpapier die Möglichkeit, diese mit Bindfadenverschluss zu verschliessen. Eine andere Verschlussart ist die Briefklammer, die auch in verschiedenen Grössen und Materialarten vorliegt. Diese Verschlussarten sorgen für eine unzerstörte Öffnungsart, die für manche Versandarten, zum Beispiel Buchsendungen, sogar vorgeschrieben ist.

FAQ: Fragen und Antworten zur Gestaltung von Briefumschlägen

In unseren FAQ beantworten wir die häufigsten Fragen und Antworten zu Briefumschlägen und geben Design-Tipps um Briefumschläge zu erstellen und mit einem profesionellen Layout zu gestalten.

Was versteht man unter einem Briefumschlag?

Briefumschläge schützen Briefe vor Einblick und Beschädigung beim Versand und tragen auf der Vorderseite ausserdem die wichtigsten Informationen für die Zustellung. Dazu gehören Name und Adresse von Absender und Adressat, die Freimachung der Sendung durch die Frankierung und eine Codierzone für die Abfertigung durch den Postdienstleister.

Mit besonderen Papieren, Formaten und Verschlussarten sowie grafischer Gestaltung können Briefumschläge dazu dienen, den Inhalt zu inszenieren und gleichzeitig zu einem Objekt zu werden, das innerhalb vieler Sendungen auffällt und vom Empfänger gerne aufbewahrt wird.

Wer benötigt Briefumschläge?

Wer Briefe versendet oder Einladungen, Glückwünsche und Dokumente überreicht, braucht Briefumschläge und Kuverts. Der Briefumschlag enthält die Adress- und Absenderangaben und die Freimachung für die Sendung, wenn ein Postdienstleister den Brief zum Empfänger bringt.

Unternehmen, Behörden, Gewerbetreibende und die Werbewirtschaft, Praxen, Kanzleien und Freiberuflern und private Haushalte, jeder, der eine briefliche Mitteilung durch einen Postdienstleister zum Empfänger bringen lässt, benötigt Briefumschläge.

Wofür eignen sich Briefumschläge?

Ein Briefumschlag schützt den Inhalt einer Briefsendung und kann durch Material und grafische Gestaltung dazu dienen, den Inhalt zu inszenieren und zu einer besonderen Botschaft zu machen, die sich für den Empfänger deutlich von anderen Briefsendungen abhebt.

Briefinhalte wie Prospekte, Einladungen, Postkarten und Werbematerial können durch transparente oder teiltransparente Briefhüllen und Versandtaschen aus Transparentpapier oder Pergamynpapier durchscheinen und auf diese Weise den Inhalt für sich selbst sprechen lassen.

Wofür braucht man einen Briefumschlag?

Ein Briefumschlag ist Schutz des Inhalts und Träger der postalischen Informationen wie Absender und Adressat, aber auch eine Verpackung, die Inhalt und Wert der Sendung unterstreichen und aufwerten kann.

Durch den Einsatz besonderer Papiere, Formate und einer exklusiven grafischen Gestaltung können Briefumschläge dazu dienen, die Mitteilung auffällig und unverwechselbar zu gestalten.

Welche Arten von Briefumschlägen gibt es?

Briefumschläge gibt es in allen Formen und Größen, abhängig von Form und Umfang des Inhalts. Als Standardsendungen werden durch den Postdienstleister nur rechteckige Umschläge akzeptiert, und diese dürfen bestimmte Größen und Gewichtsklassen nicht überschreiten.

Die gebräuchlichsten Umschlaggrößen von Standardsendungen bei der Post sind DIN B6 (125 × 176 mm), DIN C6 (114 × 162 mm) und DIN lang (110 × 220 mm). Die maximale Größe ist 353 x 250 mm, bei einer Höhe von 50 mm.

Ratgeber: Die besten Design-Anbieter für Briefumschläge im Vergleich

Briefhüllen haben als schützende Verpackung des Inhalts und Träger der Versandinformationen von Briefsendungen eine wichtige Funktion. Sie sorgen für den ersten Eindruck, den ein Empfänger von Ihrer Mitteilung bekommt. Daher sind sie Bestandteil eines Corporate Designs von Unternehmen und Gewerbetreibenden, und schützen und inszenieren die brieflichen Mitteilungen Ihres Unternehmens, ob Angebot, Brief oder Rechnung oder Werbematerial.

Briefumschläge und Kuverts liegen für die moderne, automatisierte Zustellung durch Postdienstleister in verschiedenen, nach DIN normierten Größen vor, die auf die im Büro verwendeten Papierformate abgestimmt sind. Durch die Wahl besonderer Papiere und eine ansprechende grafische Gestaltung durch Aufdruck von Logos, grafischen Elementen und Werbemotiven können Briefhüllen individuell gestaltete Mitteilungen Ihres Unternehmens werden, die sich von anderen Briefsendungen deutlich abheben. Hier unsere Empfehlungen für Anbieter und Tools:

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