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Vergleich Präsentationsmappe erstellen: Vorteile einer Mappe

Foto: VisualGeneration / depositphotos In vielen Branchen sind Präsentationsmappen ein alltäglicher Standardartikel. Prinzipiell können sie in jedem Unternehmen zum Einsatz kommen, in manchen Geschäftszweigen findet man sie dennoch etwas häufiger als in anderen. Gern genutzt werden Einlegemappen zum Beispiel von Anwälten und Steuerberatern, in der Immobilienbranche, bei Werbe- und PR-Agenturen, von Banken und Versicherungen.

Sie tun das aus Gründen, die sich alle Unternehmen zunutze machen können, die ihre Unterlagen stilvoll präsentieren möchten: Denn die Mappen bedeuten einen Imagegewinn. Eine Einlegemappe ähnelt in gewisser Weise der Visitenkarte: Sie ist ein sehr direktes Medium, das viel zum guten Ruf Ihres Unternehmens beitragen kann. Die meisten Mappen werden persönlich überreicht und fangen sofort den Blick des Kunden ein. Als attraktive Hülle kann eine Mappe ihre Inhalte veredeln – oder sie zumindest stilvoll, übersichtlich und wohlgeordnet darbieten.

Präsentationsmappe gestalten: Wo sie zum Einsatz kommt

Im alltäglichen Geschäft, auf Messen und Konferenzen, beim Seminar, nach dem Verkaufsgespräch oder zu vielen weiteren Gelegenheiten: Mappen sind überall präsent. Ihre Einsatzzwecke sind sehr vielseitig, beispielsweise werden sie genutzt

• als Pressemappe,
• als Umhüllung für konkrete Angebote,
• um Kunden nach dem Verkaufsabschluss wichtige Dokumente mitzugeben,
• für allgemeine Informationen, beispielsweise auf Messen,
• zum Überreichen von Katalogen und anderen Produktunterlagen,
• als Sammelmappe für Seminar- und Workshopunterlagen,
• um Urkunden zu übergeben,
• als Imagemappe mit Informationen über das Unternehmen und seine Leistungen.

Welche Inhalte die Mappe konkret enthält, ist abhängig von diesen und weiteren Möglichkeiten, sie einzusetzen. Die Inhalte werden speziell für diese Mappen zusammengestellt: So erfährt beispielsweise die Pressemappe regelmäßige inhaltliche Erneuerung, weil jeweils die aktuellsten Pressemitteilungen oder -berichte in ihr ausgelegt werden. Auch ein Angebot, das Sie gezielt für einen Kunden erstellen und diskret und stilvoll in der Mappe überreichen möchten, ist ein tagesaktueller Inhalt. Die Imagemappe benötigt hingegen nicht so häufig eine Überholung, auch manche Kataloge und ähnliche Unterlagen, deren Inhalte sich weniger oft ändern, können einfach griffbereit und fertig zusammengestellt gelagert werden.

Präsentationsmappe Design: Wie die Mappe aussehen kann

Eine Präsentationsmappe ist nicht einfach nur eine papierne Hülle für Ihre Unterlagen. Sie lässt sich, dem Zweck und Ihrem Unternehmen angemessen, an die unterschiedlichsten Bedürfnisse anpassen. Bei der Entscheidung für die Mappe, die zu Ihren Anforderungen passt, sind daher einige Fragen zu beantworten.

Das Format
Am gängigsten sind Mappen mit Abmessungen, die in der Lage sind, Dokumente im DIN A4-Format aufzunehmen. Sie sind besonders vielseitig, denn in ihnen haben nicht nur Angebote und Verkaufsinformationen Platz, sondern auch Broschüren und Kataloge. Doch auch andere Formate haben durchaus ihre Berechtigung, beispielsweise eignet sich A5 für Werbematerialien oder A3 für die Präsentation von Entwürfen. Auch quadratische Mappen sind ein Blickfang und heben die Geschäftsausstattung des Unternehmens von der Konkurrenz ab.

Das Material
Üblicherweise verwendet man ein festes, stabiles Papier als Material für die Präsentationsmappe. Es lässt sich leicht bedrucken und kann auf Wunsch aus nachhaltig produziert werden. Auch starker, strukturierter oder auch mit Folie überzogener Karton ist eine Möglichkeit. Darüber hinaus können Mappen auch aus transparentem oder farbigem Kunststoff gefertigt werden.

Die Innenausstattung
Im Prinzip gibt es drei Möglichkeiten, Dokumente in einer Präsentationsmappe aufzubewahren:
• mit Klappen (einfacher Steckverschluss),
• mit fest verklebten Taschen,
• mit einer Abheftmechanik.
Darüber hinaus sind zahlreiche Kombinationen und Sonderformen möglich. Eine genaue Abschätzung Ihrer Bedürfnisse, die Ziel und Zweck der Mappe und die Wünsche der Zielgruppe beinhaltet, ist vor der Auswahl daher unabdingbar.

Mit den Mappen werden aber nicht immer nur Unterlagen überreicht. Daher enthalten viele auch Einsteckmöglichkeiten für Visitenkarten. Auch Einschübe für CDs/DVDs sind möglich, ebenso Halterungen für Stifte und USB-Sticks.

Der Verschluss
Ob und wie sich die Einlegemappe verschließen lässt, hat nicht nur einen praktischen Aspekt. Es beeinflusst auch den optischen Eindruck und damit die Wirkung auf den Empfänger der Mappe. Bei einem insgesamt hochwertigen Anspruch kann es daher relevant sein, auch den Verschluss entsprechend auszuwählen.

Typisch sind Gummizugverschlüsse, aber auch Druckknöpfe oder Klettverschlüsse sind nicht unüblich. Elegante Varianten setzen einen Bindfadenverschluss ein, bei dem der Faden über Nieten geführt wird, oder sie nutzen nicht sichtbare Magnete.

Layout Präsentationsmappe: Tipps zur Gestaltung

Wie alle Werbematerialien sollte auch die Präsentationsmappe mit ihrer Gestaltung sofort einen Bezug zu Ihrem Unternehmen herstellen. Dies gelingt, wenn sie nach den Richtlinien Ihres Corporate Design gestaltet wird und sich damit konsistent in ihre übrige Geschäftsausstattung einfügt. Dabei können Sie durchaus kreativ werden, denn die Mappen lassen sich sehr individuell bedrucken. Mit ihrem Logo oder Ihrem Unternehmens-Motto können Sie Akzente setzen, während der Rest der Gestaltung sich dem Zweck oder der Zielgruppe anpasst.

Noch mehr Eindruck hinterlässt Ihre Einlegemappe, wenn Sie eine Druckveredelung wählen. Diese bieten nicht nur Schutz gegen Abrieb und Umwelteinflüsse wie UV-Licht, sie können auch die Haptik verändern. Und ganz abgesehen davon wirken matte oder glänzende, lackierte oder geprägte Kommunikationsmittel auch je nach Ausrichtung des Unternehmens modern, edel, originell oder hochwertig.

FAQ: Fragen und Antworten zum Design von Präsentationsmappen

In unseren FAQ beantworten wir die häufigsten Fragen und Antworten zu Präsentationsmappen und geben Design-Tipps um Präsentationsmappen zu erstellen und mit einem profesionellen Layout zu gestalten.

Was ist eigentlich eine Präsentationsmappe?

Eine meist aus festem Papier gefertigte, gefaltete Umhüllung für Dokumente oder andere Unterlagen, die dem Kunden nicht lose überreicht werden sollen.

Welche Vorteile bieten Präsentationsmappe?

Mappen sind direkte Kommunikationsmittel, deren Art und Aufmachung einen schnellen Rückschluss auf das Unternehmen zulassen. Sie können daher beim Kunden einen prägenden Eindruck hinterlassen und das Image der Firma stärken. Abgesehen davon ist eine Einlegemappe eine stilvolle Form, dem Interessenten wichtige Informationen oder Verkaufsmaterialien sauber und ordentlich zu überreichen.

Für welche Art von Präsentationsmappen soll ich mich entscheiden?

Ob eine Angebots-, Presse-, Imagemappe oder eine andere Variante für Ihr Unternehmen die richtige Wahl ist, hängt davon ab, wofür sie eingesetzt werden und welche Inhalte die Mappe aufnehmen soll. Darüber hinaus sollten Sie sich bei der Auswahl von Material, Format oder Verschlussart an der Zielgruppe orientieren. Die Gestaltung beeinflusst den Eindruck des Mediums beim Empfänger, im Design sollte die Mappe daher dem Corporate Design Ihres Unternehmens entsprechen und in der Anmutung zu Ihren Ansprüchen passen.

Ratgeber: Die besten Designer für Präsentationsmappen im Vergleich

Mappen schaffen Ordnung und System – und sie repräsentieren Ihr Unternehmen. Die Präsentationsmappe kann ein äußerst vielseitiges Kommunikationsmedium sein. In vielen Branchen ist sie nahezu unverzichtbar, denn wie auch bei der Visitenkarte entscheidet häufig der allererste Eindruck darüber, ob der Interessent zum Kunden wird.

Darum bietet eine professionell gestaltete Mappe Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, sich von der Konkurrenz abzuheben und dem Kunden seine Wertschätzung zu zeigen. Die vielen Möglichkeiten, die Präsentationsmappe ganz individuell an das Unternehmen und die Zielgruppe anzupassen, machen sie zu einem relevanten Teil einer hochwertigen Geschäftsausstattung.

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