Post-Scan-Service: Die besten Anbieter für Digitale Briefkästen im Vergleich - unser Test bzw. Ratgeber 4/2024.
Viele digitale Nomaden haben sie bereits lieben gelernt. Aber auch für Privatpersonen und Unternehmer sind sie sehr attraktiv. Die Rede ist von digitalen Briefkästen. Ein äußerst einfacher und cleverer Weg, um seine Post scannen zu lassen sowie diese überall auf der Welt online zu empfangen und zu verwalten. Und viel sicherer und günstiger, als viele denken. Wir haben Post-Scan-Service verglichen und zeigen dir hier die fünf beliebtesten Anbieter.
Dogado
- Digitaler Briefkasten: Von überall Zugriff auf deine Post
- Dogado digitalisiert deine Post
Caya
- Briefpost online empfangen
- Caya digitalisiert Post für Privat und Gewerbe
ClevverMail
- Briefpost online empfangen
- Post online oder per APP verwalten
Vergleich Post Scan-Sercive: Was ist ein Digitaler Briefkasten?
Das Prinzip des digitalen Briefkastens ist einfach erklärt. Es handelt sich um einen Postscanservice, mit dem du dann Folge dessen deine Post online empfangen kannst. Hierbei wird deine reguläre Briefpost zunächst einem Serviceanbieter deiner Wahl zugestellt. Über diesen lässt du deine Post automatisch scannen und digitalisieren. Du wirst über den Eingang benachrichtigt. Dann kannst du deine Briefe von überall auf der Welt und über jedes kompatible Gerät, sei es PC, Laptop, Tablet oder Smartphone, öffnen, lesen und auch weiterleiten.
Die Originalbriefe werden archiviert und dir in regelmäßigen Abständen gesammelt zugestellt, auch ins Ausland. Alternativ kannst du sie aber auch vernichten lassen.
Digitale Briefkästen bieten aber nicht nur die Möglichkeit der uneingeschränkten, weltweiten Einsicht von Briefen. Sie stellen auch eine äußerst clevere Idee der Dokumentenverwaltung dar. Der Aufbewahrungspflicht kann so ohne Verwaltungsaufwand und Ordnerchaos nachgekommen werden. Man spart Zeit, Platz und Geld. Und obendrein ist der Postscanservice, eine äußerst lobenswerte Lösung für die Umwelt. Man benötigt kein Papier für Kopien, Porto und Büromaterialien. Als Unternehmer kann man sich mit der Möglichkeit, seine Post digital scannen und online empfangen zu lassen, sogar ganze Büros sparen.
Als Privatperson ein wichtiges Dokument direkt im Urlaub lesen und bearbeiten? Als Unternehmer mit internationalen Kunden ohne Wartezeit wichtige Dokumente austauschen? Als digitaler Nomade völlig ortsunabhängig Post empfangen? Mit einem digitalen Briefkasten kein Problem mehr.
Inhaltsverzeichnis:
- Kaufberatung: Welcher Dienstleister für Digitale Briefkästen nutzen?
- Preise: Was kostet ein Digitaler Briefkasten?
- Ratgeber: Die besten Digitalen Briefkästen im Vergleich
Autor/in: Christine, Dipl. Fachwirtin
Kaufberatung: Welcher Dienstleister für Digitale Briefkästen nutzen?
Bei der Vielzahl an Anbietern stellt sich natürlich die Frage, welcher digitale Briefkasten der Beste ist. In unserem Test haben wir nachfolgend die wichtigsten Kriterien betrachtet.
Die Anbieter
Die Anbieter sind oft an große Unternehmen angeknüpft. Es gibt auch innovative Start-Ups, die sich auf den Postscanservice spezialisiert haben.
Kommunikation
Die Information erfolgt per E-Mail oder Push-Up-Benachrichtigung in Echtzeit.
Sicherheit
Deutsche Anbieter halten sich streng an die vorgegebenen Richtlinien der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Post wird ausschließlich innerhalb Deutschlands bearbeitet. Jegliche Kommunikation erfolgt ausschließlich über SSL-verschlüsselte Kanäle.
Die Originale
Die Originalbriefe werden archiviert und als Sammelsendung an die vorgegebene Adresse zugestellt. Alternativ können sie auch datenschutzkonform vernichtet werden.
Eigene Postadresse
Diese Zusatzoption ist besonders für Unternehmer interessant, die internationale Geschäftspartner haben. So wird nicht in jedem Land eine eigene Adresse benötigt. Für Familien ist dies eine Option, um allen ein eigenes Postfach einzurichten.
Grenzen und Alternativen
Welche Postsendungen nicht durch einen Nachsendeantrag zugestellt und auch nicht digitalisiert werden können, sind Pressesendungen wie Tageszeitungen, Magazine oder Kundenzeitschriften.
Zudem keine Post, die mit einer Vorausverfügung gekennzeichnet wurde („Nicht nachsenden“, „Bei Umzug mit neuer Anschrift zurück“). Oft ist dies bei behördlichen Schreiben der Fall, da diese den Vorgaben der Zivilprozessordnung (ZPO) und der „amtlichen“ Zustellung unterliegen.
Banken und Versicherungen ist es teilweise möglich, ohne diese Vorausverfügung auszukommen, wenn sie über den Postscanservice informiert werden. Für das Finanzamt ist eine Vollmacht, beispielsweise über den Steuerberater, empfehlenswert.
Zusatzoptionen und Tipps
Ein wenig Geld sparen kann man noch, indem man nicht jeden Brief automatisch öffnen, sondern erst den Umschlag scannen lässt. Falls viel Post empfangen wird, ist die Volltextsuche nach Inhalten eine gute Sache.
Was kostet ein Digitaler Briefkasten um Post online zu empfangen?
Der Monatspreis, inklusive der empfohlenen Zusatzleistungen, liegt zwischen 12 bis 30 Euro. Die günstigste Basisvariante, die ohne Nachsendung der Originale auskommt, kostet rund 5 Euro. Mit Nachsendung liegt der billigste Anbieter bei 12 Euro Monatsgebühr.
Die größten Preisunterschiede liegen innerhalb der gewählten Zusatzleistungen.
Fast alle Anbieter bieten einen einfachen Tarifüberblick. Generell kann man auch ruhig mit dem Basistarif beginnen. Ein Upgrade kann oft immer noch unkompliziert nachbestellt werden. In der Regel gibt es die Wahl zwischen einem Monats- oder Jahresabo. Oft ist auch ein kostenloser Probemonat mit inkludiert.
Ratgeber: Die besten Digitalen Briefkästen im Vergleich
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